Inkoopcategorie Werkomgeving Rijk zet in op maximale duurzaamheid van ICT

De categorie IWR richt zich op de Rijksbrede inkoop van alle ICT-middelen die je in een rijkskantoor ziet, zoals beeldschermen en printers, maar ook alle ICT die medewerkers meekrijgen, zoals smartphones en laptops. Daarnaast valt allerlei bijbehorende dienstverlening en accessoires, zoals telefoniecentrales, onder deze categorie. De waarde van deze contracten is ruim 160 miljoen euro per jaar. Zoveel inkoopkracht biedt mogelijkheden om de markt extra stappen te laten zetten op het gebied van duurzaamheid. Dat is precies wat Lucien met het nieuwe categorieplan heeft gedaan.

Lucien: “In het nieuwe categorieplan zie je dat we voor een heel hoog ambitieniveau hebben gekozen op het gebied van duurzaamheid. We willen onze inkoopkracht slim gebruiken om extra duurzaamheid uit de markt te halen. Laat ons nu eens koploper zijn en soms ook een enabler om bepaalde dingen mogelijk te maken.”

“In het categorieplan hebben we voor duurzaamheid vooral de accenten gelegd op klimaat en circulariteit. Daar kunnen we de meeste impact op maken, want het gaat vooral om de inkoop van hardware. Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), wat gaat om arbeidsomstandigheden en mensenrechten, hebben we toegevoegd als derde component. Qua social return proberen we ook zo veel mogelijk impact te bereiken, maar bij onze categorie zit relatief weinig arbeid in Nederland. Dat zit dan vooral in stukjes aanvullende dienstverlening. Als we dienstverlening uitvragen, focussen we dus wel heel sterk op het onderwerp social return.”

“Aan onze aanbestedingen doen zo’n 100 zelfstandig aanbestedende diensten mee. We willen het de inkopers van die deelnemers binnen het Rijk zo makkelijk mogelijk maken. We sluiten vaak raamcontracten af met een aantal leveranciers waar besteld kan worden. En daarbij zorgen wij ervoor dat het onmogelijk is om binnen die raamcontracten niet-duurzame producten te kopen. Om dat te kunnen doen filteren we de markt. Het eerste filter dat we toepassen is op basis van de Ecovadis score. Ecovadis is een ratingorganisatie, die onderzoekt hoe duurzaam fabrikanten en resellers zijn en daarbij een score afgeeft. Alleen fabrikanten die voldoen aan onze eis van een bepaalde minimumscore, mogen producten leveren in zo’n contract. Daarnaast filteren we op productniveau. De duurzame fabrikanten die producten mogen leveren, mogen alleen producten leveren die gecertificeerd zijn volgens TCO Certified. TCO Certified kijkt bijvoorbeeld naar sociaal verantwoorde en milieuvriendelijke productie. Ze kijken ook naar hoe lang een product meegaat, naar circulariteit en hoe een product in elkaar zit. Door de Ecovadis-score en TCO Certified te gebruiken, hou je een selectie van producten over die van een duurzame fabrikant komen en ook zelf voldoende duurzaam zijn. Dus de inkoper van een rijksonderdeel hoeft zich helemaal niet meer druk te maken over of die wel duurzaam bezig is. Alles dat wordt geleverd is automatisch duurzaam”, legt Lucien uit.

Naast de filters op basis van de Ecovadis-score en TCO Certified, heeft de categorie nog andere eisen waar een product aan moet voldoen, zoals repareerbaarheidseisen. Lucien: “We willen dat een product zo lang mogelijk meegaat. En dat hoeft niet per se binnen de Rijksoverheid te zijn, maar dat moet voor de totale levensduur van het apparaat zijn. Dat doen we onder andere door producten te eisen met lange software ondersteuning en waarvoor vijf jaar na end-of-sale nog reserveonderdelen beschikbaar zijn. Dat betekent dat je een jaar of zeven met een apparaat kunt doen. Dat vinden we nu prima, want we kwamen van drie jaar af binnen het Rijk met laptops. Als je dan naar zeven jaar gaat, is dat een gigantische stap vooruit.”

“We kijken ook naar het gebruik van grondstoffen, daarvoor gebruiken we de R-ladder. In dit model kun je aangeven hoe circulair je bezig bent. Hoe hoger je op die ladder scoort, hoe beter. We proberen elke keer zo hoog mogelijk op die R-ladder te scoren met de maatregelen die we nemen. We weten dat nog niet alles 100% circulair is. Daarom doen we aanvullend grondstofcompensatie voor de productgroepen waar dat kan en die relatief kort meegaan. Dat zijn smartphones, laptops en tablets. Dat betekent dat voor iedere smartphone die we aanschaffen er eentje van de afvalberg wordt gered”, vertelt Lucien.

Naast de focus op circulariteit en gebruik van grondstoffen, richt de categorie zich ook op het terugdringen van de CO2-uitstoot. Lucien: “Van alle producten eisen we dat leveranciers inzicht bieden in de lifecycle analysis, de LCA. Daarin kun je zien hoeveel CO2 er bij de productie, transport en gebruik vrijkomt. Bij heel veel producten die we inkopen, ontstaat de meeste CO2-uitstoot tijdens de productie. Bij een smartphone is dat rond de 80% van de CO2 voetafdruk van het apparaat. Daarom wil je vanuit klimaatoogpunt zo lang mogelijk met een product doen, want dan smeer je de CO2-uitstoot van de productiefase over een zo lang mogelijke periode uit. Het leuke is dat dat ook voor circulariteit heel gunstig is, dus hier versterken klimaatambities en circulaire ambities elkaar. We sturen ook op de energiemix van het transport. Dus we eisen dat het product op de qua CO2-uitstoot meest efficiënte manier naar Nederland en CO2-neutraal binnen Nederland wordt getransporteerd.”

Ondanks de focus op het terugdringen van de CO2-uitstoot, is het onvermijdelijk dat er CO2 vrijkomt bij de fabricage, het transport en gebruik. Ook wordt er nog steeds een behoorlijk percentage niet renewable energy gebruikt voor de elektriciteitsopwekking. Daarom past de categorie CO2- compensatie toe. “De fabrikant moet de volledige CO2-footprint van het product compenseren. Die CO2- compensatie doen we met de Fairtrade Climate Standard. De Fairtrade organisatie doet projecten met heel veel boeren die koffiebonen of cacao verbouwen, daar doen ze ook die CO2- compensatieprojecten mee. Het leuke daarvan is dat het niet alleen bijdraagt aan een verlaging en compensatie van de CO2-footprint, maar ook bijdraagt aan andere zaken die in de SDG’s staan, zoals armoedebestrijding en onderwijs”, vertelt Lucien.

De aanpak van Lucien heeft al tot mooie resultaten geleid. Wat kunnen anderen hiervan leren? Lucien: “De belangrijkste les is dat je op tijd moet beginnen bij elke aanbesteding, vooral bij dit soort grote trajecten. Ga vooral in een vroeg stadium praten met de markt. We hebben ze ‘Inkopen met impact’ opgestuurd en gezegd: hoe gaan jullie ons helpen om dit te realiseren? Daag de markt uit. Zo ontdek je waar ze mee bezig zijn en wat je kunt eisen in een aanbesteding. We proberen ook zoveel mogelijk over te dragen van wat we geleerd hebben, zodat gemeenten, provincies en waterschappen hier ook van leren en dingen van ons gaan kopiëren. Dat stimuleren we via de buyer groups. Verder zitten we in allerlei Europese samenwerkingsverbanden om ideeën uit te wisselen, zodat we in de publieke inkoop van de Europese Unie steeds meer dezelfde soort aanbestedingen zien met dezelfde soort duurzaamheidseisen erin. Dan kun je de industrie namelijk een bepaalde kant op duwen. Het gaat het nu al de goede kant op, maar dan gaat het nog sneller de goede kant op.”

Wil je meer weten over wat de rijksoverheid doet om de bedrijfsvoering van het Rijk duurzamer te maken, kijk op www.denkdoeduurzaam.nl